Quantas vezes, você já se deparou com a seguinte situação: Passa uma tarefa para João e não recebe um feedback de que a mesma foi finalizada, ou percebe que a demanda, mesmo a mais simples, demorou mais que o previsto.
Esses problemas, talvez, não estejam nas tarefas e nem mesmo no próprio colaborador.Já refletiu sobre isso? Já analisou o processo de envio de demanda?
Questione-se:
“Será que você está mesmo controlando ou apenas tendo uma a falsa sensação de controle?”
Bem, caso esse cenário lhe soe familiar, não se preocupe! Você não é o único. Existem alguns processos e ferramentas bem simples e eficazes que podem lhe ajudar a controlar, identificar gargalos, e dar o suporte necessário para que tudo flua de forma otimizada.
Definição de prioridade
É comum no dia a dia termos tarefas ditas prioritárias, aliás, qual não é? Então, o primeiro passo é identificar o que realmente é importante. Será que aquela demanda ou processo que é frequentemente realizado é prioridade em relação a outras demandas que impactariam a entrega de um projeto importante?
Primeiramente, deverá ser definida a urgência daquela tarefa e qual o impacto que ela irá gerar caso não seja executada no prazo estipulado. Para isso, normalmente, conto com a Matriz de Prioridade, disponível no livro de Operação de serviço, no Gerenciamento de incidentes. A forma de calcular Urgência X Impacto está presente no Livro de Operação, mais precisamente na área de gerenciamento de incidentes, do guia ITIL V3.
Delegar da melhor forma
Demandar via e-mail ou nos corredores da empresa e esperar que algo seja concluído desta origem é como um tiro no pé. A tarefa tem de ser capaz de ser visualizada assim como o recurso que a está executando-a. Gosto de utilizar o Trello para o gerenciamento de demandas pois além de muito simples e intuitiva, é uma ferramenta de gestão de tarefas baseada no quadro Kanban.
No Trello é possível inserirmos “Quadros” e classificá-los de acordo com a necessidade; a forma mais comum de utilização é: Tarefas – Em Progresso – Concluídas".
Controle da tarefa
"Uma demanda não gerenciada de forma eficiente é um grande risco, pois gera incerteza quanto a seu resultado. Capacidade em excesso agrega custos desnecessários que não geram valor; por outro lado, capacidade insuficiente causa impacto no serviço oferecido e nos limites de crescimento deste serviço." - Service Strategy , ITIL, Axelos.
Após a priorização e a delegação da tarefa, é chegado o momento de controlá-la. Como citado em “Delegar da melhor forma”, o demandante deve ser capaz de visualizar sua tarefa e com quem ela se encontra, bem como o tempo de execução. É importante conseguir identificar de forma imediata e clara, há quanto tempo uma demanda esteve/está alocada com o recurso.
“Por que aquele recurso demorou tanto para executá-la, se no momento do planejamento foi estimado que sua conclusão aconteceria em 10 minutos?”
Identificando esse gargalo o demandante pode, facilmente, ir até ele e questionar o andamento da tarefa. Essa simples atitude pode lhe fazer economizar tempo e recursos preciosos. Após a conversa, deverá questionar se a tarefa foi delegada para o recurso correto, se essa tarefa não foi mais complexa do que o previsto e se é preciso introduzir outro recurso para ajudar na conclusão.
Mensurar os valores
Tão importante quanto analisar prioridade, delegar e controlar as tarefas, está a capacidade de analisar os resultados das demandas que já foram concluídas. Essa talvez seja o item principal de todo o processo descrito, afinal: Como saber para onde vou, se não sei onde estou?
“Após a conclusão, como saber se ela foi realizada da melhor forma possível?”
As métricas devem ser capazes de ajudar a controlar o tempo ocioso dos recursos, garantir melhor aproveitamento, identificar se os recursos estão sendo eficazes e estudar a possibilidade de aumentar ou diminuir o esforço em determinada tarefa. Tudo isso pode ser realizado de várias formas, mas é necessário estar atento e ter alguns parâmetros para identificar esses resultados.
Veja alguns deles:
Complexidade da tarefa;
Tempo de execução;
Tempo até a entrega;
Recurso alocado;
Com essas variáveis é possível desenvolver alguns bons indicadores. Novamente, faço uso do Trello para tal tarefa, já que ele me fornece as principais informações, entretanto, também é possível utilizar o “bom e velho” Excel, qualquer outra ferramenta de gestão de tarefas ou até mesmo um quadro físico.
Aplicativos para controle de Tarefas
A tecnologia está aí para nos ajudar, não é mesmo? Nada melhor que, na era da informação, ter um App para realizar essa gestão. Abaixo listo alguns que podem auxiliar nessa missão.
Possibilidade de criação de listas de tarefas para projetos; anota lembretes, recorta imagens na internet e até pode digitalizar documentos e anexar. Tudo fica na nuvem, acessível de onde estiver e compartilhável com quem precisar, além de fácil de achar.
É uma lista mesmo, com tudo que o recurso tem que fazer de forma organizada. Com visões do tipo: que tem para hoje, bate papo com a equipe, o que está marcado como prioritário e até definir notificações de horário de compromissos.
Falou em lista de tarefas, quem conhece já sabe que estamos falando do Trello. Com ele é possível gerenciar projetos e equipes e fazer controle de tarefas com uma enorme série de funcionalidades e integrações (até criar o organograma de uma empresa é possível). A versão gratuita é excelente.
Outra ferramenta bem conhecida para controle de tarefas, projetos e fluxos de trabalho. O Runrun.it conta com funcionalidades como gestão de custos por cliente, indicadores de performance, comunicação e integrações.
Gerir as tarefas diárias não é uma função fácil, mas é possível contornar as adversidades tornando esses simples passos um processo diário. Aos poucos verá que isso irá trazer pequenos resultados até que faça parte de seu cotidiano e possa ter um impacto ainda maior. É fundamental, de tempos em tempos, revalidar o processo para saber se há alguma inconsistência em determinada parte/fase.
Não há uma fórmula mágica ou receita de bolo para uma gestão de tarefas 100% eficaz e esse é apenas um dos muitos processos a serem seguidos para otimizar a disponibilidade e o controle das demandas diárias.
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